Pour faire simple, nous n’avons pas cherché à forcément comparer avec d’autres conférences, mais plutôt à déterminer ce qui ferait un bel événement fidèle à nos expériences, envies et valeurs à tous, puis d’en déduire un prix optimum sachant qu’on ne peut pas forcément avoir tous les sponsors qu’on voudrait.

Ainsi, sont entrés en compte des critères tels que :

  • bien nourrir : petit-déjeuner, collation, déjeuner et goûter, local et artisanal, qui représentent des points importants, pour le budget et pour la réussite de cette journée ;
  • bien rafraichir : on vous en parlera plus après... (oui, teasing inside...) ;
  • bien informer : les différents documents, la PLV, les badges... ;
  • bien accueillir : vous faire bénéficier de réductions sur vos billets SNCF et de billets gratuits pour les bus à Nîmes (détails à venir) ;
  • bien transmettre : faire venir de super orateurs, même de loin, et en prendre soin... :) , assurer la traduction de la conférence anglophone en louant des casques, ainsi que la captation audio-vidéo des conférences pour une diffusion en ligne ultérieure, et enfin un photographe pour immortaliser tous ces merveilleux instants...

Quelles conclusions en tirer  ?

100+ geeks concentrés, ça mange et ça boit

Sorti du tout industriel ou du "bricolage" à base de chips, saucisson, jus de fruits et gâteaux (ce qui est très sympathique mais probablement pas du niveau attendu de votre conférence), si, donc, vous voulez vraiment nourrir correctement vos visiteurs (et suivre des conférences, ça creuse...), il faut prévoir un budget adéquat.

Prenez aussi en compte le climat lié à votre localisation : a priori, on boit plus en mai dans le Sud qu’en octobre dans le Nord...

Dans tous les cas, méfiez-vous de la logistique : souhaitez-vous vraiment distribuer x bouteilles d’eau/gobelets/couverts en plastique ?
Quid

  • du stockage avant (x bouteilles, couverts, verres, assiettes...) ? ;
  • de la distribution et du re-remplissage pendant : y-a-t-il un point d’eau facilement accessible par 20+ personnes en même temps ? ;
  • de la disposition des déchets (et quels déchets !) après... ?

Les goodies : utiles ou pas chers ?

En bref, ne cédez pas à la tentation :

  • Trouvez des goodies utiles, réutilisables par la suite, ne les choisissez pas juste parce qu’ils sont gratuits ou "fun" ;
  • Si possible, cherchez des goodies "écolos" : biodégradables, recyclés ou recyclables... attention c’est un peu plus cher, mais vos visiteurs s’en souviendront ! ;
  • Et enfin : veillez à ce que ça ne remplace pas de "vraies" participations financières de vos sponsors...

Les bons sujets viennent parfois de loin

Le choix des sujets devrait se faire sans tenir compte de l’origine géographique des orateurs.
Si vous voulez de bons sujets correspondants à l’esprit de votre conférence, il faut éviter de se limiter aux orateurs proches géographiquement dans le seul but de faire des économies.
C’est un choix à assumer, d’autant qu’il a parfois des conséquences inattendues (cf. le point suivant), mais il restera primordial dans l’évaluation que feront vos visiteurs de votre programme.

La VO, ça se mérite...

Qui dit "orateurs qui viennent de loin" dit aussi parfois "orateurs qui ne parlent pas français"...

Vous devrez donc envisager "l’embauche" d’une personne capable de traduire en simultané cette/ces conférence(s) et la location du matériel afférent (casques, etc).

Or il y a un piège : ce genre d’équipement, particulièrement en province, est très vite réservé et si vous ne réservez pas à l’avance (difficile sans avoir de certitudes sur le nombre total de visiteurs concernés), vous risquez la pénurie ! Et quand y’a plus, y’a plus, ce n’est même plus une question de tarifs : il s’agira donc de faire un pari sur l’avenir, mais qui peut s’avérer très payant pour la diversité et la qualité de votre programme.

D’ailleurs, cette remarque vaut aussi pour le matériel (et le personnel !) de captation vidéo, pas toujours simple à trouver.
Les écoles d’audiovisuel sont une piste intéressante. Si vous en avez proches du lieu de vos conférences, vous pouvez essayer de négocier la captation, le montage et l’encodage des vidéos à moindre coût tout en faisant profiter les élèves concernés d’une occasion d’apprentissage complète... mais rappelez-vous que vous ne visez pas Cannes !

Tous tes sponsors tu n’auras pas

Même bien coiffé et avec un projet solide, il n’est pas simple de convaincre.
Et même en ayant convaincu, il reste parfois la dernière parole du service comptabilité qui met son veto (que ce soit pour des raisons de budget ou de timing).

Vous devrez donc prévoir votre budget, et sa rentabilité (le but n’étant pas de partir aux Seychelles mais bien de pouvoir faire une autre édition de votre conférence sans vous endetter personnellement sur 5 ans), sans sponsors, et en tirer les conclusions qui s’imposeront : prix du billet (choix d’un prix unique ou d’une grille plus ou moins complexe), abandon de certaines idées de goodies ou d’animation, variation du nombre de supports imprimés, etc.

WiFi ou pas WiFi ?

(Nous rappelons que Sud Web aurait pu techniquement fournir le wifi, et que le coût de l’opération n’a pas du tout été la raison de notre direction, purement idéologique.)

Sans rentrer dans le débat de l’utilité de la présence ou non d’un accès Internet sur le lieu de vos conférences, ne sous-estimez pas le coût humain/logistique et matériel si vous souhaitez en fournir un, et le faire bien.
En effet, rien de plus pénible que de savoir que le réseau est présent et de ne pas pouvoir s’y connecter. Il faudra donc mettre le paquet pour que ce service soit optimum et ne se transforme pas en cauchemar qui occultera les aspects positifs de votre événement dans l’esprit de vos visiteurs.

Vérifiez précisément avec les responsables du lieu choisi ce qu’ils sont en mesure de proposer (ou pas) et ce que vous devrez donc fournir de votre côté, tant au niveau achat/location de matériel que compétences technologiques.

 

Voilà, depuis le début nous souhaitons vous faire partager l’aventure Sud Web 2011 à toutes les étapes, et vous aurez donc eu un aperçu de cette phase de notre réflexion, en espérant qu’elle pourra être utile à ceux qui voudraient aussi se lancer dans l’organisation de conférences (web ou pas) dans leur région !