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• Boris Schapira •

Les tarifs de Sud Web 2018 

Qu’on le veuille ou non, le prix d’une place est une composante importante d’un événement. Sud Web essaie bien souvent de sortir des considérations pécuniaires mais nous n’avions pas encore trouvé comment aligner notre financement avec nos idéaux et ce que nous nous voulions partager avec les participants.

Cette année, cependant, nous avons décidé de tout remettre à plat. Nous avons déjà interrogé nos valeurs, pourquoi ne pas faire de même avec notre financement ? À l’heure de l’ouverture de l’appel à sujets et quelques jours avant l’ouverture des inscriptions, il nous semblait important de faire un point.

Pas le temps de lire ? Il y a un résumé à la fin.

De l’argent, pour( )quoi faire ?

La question peut sembler évidente, mais elle ne l’est pas tant que ça. Dans le dossier de partenariat de 2017, nous avions une page entière dédiée à l’explication de la ventilation du budget d’une édition type de Sud Web.

Projection du budget de Sud Web 2017

Projection du budget de Sud Web 2017

Plus de 40k€ se répartissaient entre des frais logistiques, la captation vidéo, le remboursement des frais des orateurs, la nourriture, la communication… Sur le papier, rien n’était inutile. Et pourtant, après avoir redéfini ce que nous voulions faire de Sud Web, plusieurs choses ne nous convenaient pas.

40 000 euros, c’est une somme !

Et rassembler cet argent n’est pas une mince affaire. Jusqu’ici, nous avions choisi d’aller le chercher auprès des personnes qui en ont, souvent des entreprises qui échangent un financement contre une communication sur leur présence, leur permettant de faire des rencontres rarement désintéressées.

Bien sûr, #NotAllCompanies. Certaines entreprises sponsorisent ou ont sponsorisé Sud Web pendant des années pour la simple raison qu’elles souhaitaient que le projet existe. Les personnes qui portent ces partenariats et qui nous contactent souvent d’elles-mêmes pour participer financièrement, sont précieuses et auront toujours une place à part dans nos cœurs.

Les autres, en revanche, sont plus dures à trouver. L’année dernière, plusieurs dizaines d’heures de prospection ont été nécessaires pour maintenir l’événement à l’équilibre. Prospection qui éloigne une partie de la Thym de ses objectifs premiers de création d’un événement plus riche de sens que d’euros.

Redistribuer le budget vers ce qui compte

Dans le graphique de projection – qui ne correspond pas à l’euro près au budget 2017, mais la répartition est pertinente – plus de la moitié du budget partait dans l’emplacement et la nourriture. Beaucoup trop par rapport aux retours des collectés par Julia et Erick lors des interviews. En effet, les personnes interrogées ont parfois souligné un décalage entre le standing des lieux, l’élaboration des plats des traiteurs et les valeurs d’humilité et simplicité de Sud Web. Nous nous sommes donc rapidement mis d’accord pour dire qu’en 2018, il fallait faire plus simple.

Le budget de captation vidéo nous semblait aussi élevé. Entendons-nous bien : il correspondait à une vraie prestation, réalisée par des professionnels au juste prix. Mais peut-être pouvions nous faire nous-même quelques choses qui correspondait davantage à nos besoins. Le retour d’expérience de Thomas Gasc (qui a intégré par la suite la Thym) nous a conforté dans cette possibilité.

Nous avons aussi échangé sur les goodies : stop ou encore ? Pour ça, nous nous sommes basés sur l’inventaire réalisé suite à Sud Web 2017. Même en éliminant les badges et stickers dont les gens ne veulent globalement plus, il nous restait plus de 1100 stickers et 530 badges. Nous n’avions pas envie d’ajouter à ces chiffres de nouvelles réalisations. À la place, nous proposerons une grande table ou chacun pourra échanger des choses relatives à Sud Web, mais pas que : si vous souhaitez que vos livres techniques, vos décorations désuètes ou vos fléchettes de Nerf orphelines aient une deuxième vie, amenez-les pour les troquer !

De plus, en déplaçant Sud Web en dehors d’une grande ville, nous avions conscience de déporter une partie du coût vers les participants (pour qui le déplacement est plus complexe, et donc plus coûteux). Ce coût pour les participants, justement, n’était pas retranscrit dans notre budget. Nous nous arrêtions au coût d’une place. Mais un participant doit d’abord se déplacer jusqu’à l’événement, mange dans les restaurants alentours, dort dans une location… et notre budget n’en tenait pas compte.

En réduisant économiquement un participant au prix de sa place, nous avions le sentiment de faire une erreur. Après discussion, il s’est avéré difficile d’homogénéiser le coût suivant la provenance géographique. D’abord, parce que les sommes impliquées dans les déplacements peuvent être considérables (certaines personnes traversent la France, voire plus, pour Sud Web). Ensuite, parce que cela allait engendrer une charge administrative importante que nous cherchions, au contraire, à simplifier.

Par contre, trouver des solutions pour l’ensemble des autres coûts était à notre portée.

250 euros, (presque) tout compris

Le prix d’une place Sud Web 2018 sera de 250 € et comprendra : la participation aux deux jours d’événement ; le logement du jeudi soir et du vendredi soir et la nourriture ainsi que les boissons sans alcool.

Nous n’avons pas encore fixé le menu avec le Val d’Hort cependant ils nous ont affirmé pouvoir servir des repas végétariens. Après concertation, nous avons décidé qu’il s’agirait du type de repas servi par défaut. Nous n’avons rien contre les personnes qui mangent de la viande et les invitons, si elles souhaitent vraiment en avoir dans leurs assiettes, à nous l’indiquer pour que leur soit servi un repas différent. Pour celles et ceux qui souhaitent consommer de l’alcool, nous envisageons des produits d’artisans locaux à prix modéré.

Les chambres sont majoritairement faites pour accueillir 3 à 4 personnes. Deux dortoirs plus grands permettent d’accueillir 8 à 9 personnes. Nous nous servirons d’un document en partage pour allouer les chambres en fonction des souhaits des participants que nous encourageons à prendre leurs places ensemble (ou à nous laisser un message pour nous dire avec qui elles ou ils veulent être).

Nous sommes parfaitement conscients que ce fonctionnement de type « village-vacances » peut en déconcerter certains. J’espère qu’elles ou ils comprendront qu’il nous permet, en contrepartie, de réduire le coût de l’événement pour le plus grand nombre.

Nous voulons que chacun se sente à son aise, c’est pourquoi la Thym s’est assurée qu’une offre alternative et diverse existait. De la tente plantée dans le terrain aux locations alentours (nous avons listé quelques références sur notre page d’accueil), nous pensons sincèrement qu’il existe des solutions pour tout le monde.

Une cagnotte pour financer des places à tarif réduit

Fini le partenariat limité aux entreprises : cette année, vous pourrez tous être partenaires de Sud Web. Qui que vous soyez, vous pourrez contribuer à une cagnotte globale permettant à l’événement d’atteindre son seuil de rentabilité. Mais pas que.

Vos dons financeront en partie ou complètement la venue de personnes qui n’auraient pas pu venir sinon.

Plus précisément, une nouvelle place à tarif réduit sera disponible tous les 200 € récoltés (5 places seront disponibles par défaut). Les modalités pour demander une place à tarif réduit seront disponibles un mois après le programme mais nous ne demanderons pas de justificatifs. Les places seront attribuées aux plus rapides.

50 €, c’est à la fois peu (par rapport aux prestations associées), mais déjà beaucoup pour une personne dans le besoin qui, de plus, doit se déplacer jusqu’à l’événement. Et cela permet d’éviter que des places soient réservées par des personnes qui, finalement, ne viendraient pas. Ça nous a semblé être un bon compromis.

Qu’on soit particulier ou entreprise, la contrepartie de ce financement collaboratif sera la même : si on le souhaite, on pourra faire apparaître son logo sur une page dédiée des donateurs et donatrices de Sud Web. Ce logo aura une surface d’affichage proportionnelle au montant cumulé des dons qui lui sont affectés. Cet affichage sera transposé le jour J sous une forme physique que nous déterminerons ultérieurement (tableau, kakemono…).

Pourquoi ne pas réserver des places pour la diversité

Au sein de la Thym, les discussions autour de l’inclusivité et de la diversité ont été nombreuses. L’expérience de financement de la diversité de DTC Innovation faisait vraiment vibrer l’équipe mais personne ne se sentait à l’aise avec l’étape de sélection des postulants.

Nous avons donc décidé d’encourager la diversité en proposant aux donateurs d’un don supérieur à 200 € de nous dire ce qu’elles ou ils souhaitent que nous fassions de la place à tarif réduit ainsi débloquée.

Bien sûr, si plusieurs donateurs et donatrices souhaitent se regrouper pour financer une place et décider de l’offrir à une organisation comme Diversity Tickets, c’est possible (attention à bien leur préciser le prix réduit – mais non nul – ou à alimenter la cagnotte à hauteur de 250 €).

Rentabilité

Nous avons fait les calculs et la rentabilité de ce Sud Web sera assurée à partir de 60 places vendues et 3 000 € collectés en cagnotte. Si nous dépassons ce montant, nous pourrions imaginer de nouvelles activités pour 2018 ou réduire encore davantage le prix des places pour 2019.

#SudWebRendsLArgent

TL;DR : un résumé pour les pressés

Une place à tarif plein pour Sud Web 2018 coutera 250 €. Cela incluera :

  • tout Sud Web ;
  • les repas du jeudi soir au samedi midi ;
  • deux nuits sur place.

Des logements alternatifs sont disponibles à proximité pour celles et ceux ne désirant pas résider au Val d’Hort par crainte de la promiscuité, pour prolonger leur séjour ou pour toute autre raison.

Les repas seront végétariens par défaut, et n’inclueront pas d’alcool. Il sera cependant possible de consommer viande et boissons alcolisées sur place.

Une cagnotte libre servira à débloquer des places à 50 € pour les gens qui en ont besoin, les modalités seront diffusées après que le programme ait été dévoilé.